Cómo me organizaré en el 2021

Tips y herramientas para organizar tu año

El comienzo de un nuevo año es la oportunidad para comenzar a planearlo, a plantearse cómo fue el año anterior y de qué manera mejorar el que está por llegar.  

Es un momento perfecto para apuntar nuestros objetivos, enfocarse e ingeniar maneras de ponernos a ello. 

Aunque sí que una cosa me ha quedado claro este año, es que establecer metas y objetivos no es suficiente. Debemos anotar fechas y un rango de tiempo, con horario para que se materialicen dichos objetivos. 

Por qué he decidido planificar el año por adelantado

Cumplir objetivos. 

Está claro que cuando nos embarcamos a emprender, es difícil al principio, calcular el tiempo que nos va a llevar realizar una determinada acción, especialmente cuando hablamos de una acción que no hemos realizado en la vida. 

Normalmente tiramos por lo bajo, es decir, pensamos que nos va a llevar mucho menos tiempo del que habíamos pensado, y vemos que el tiempo pasa, el esfuerzo se multiplica y los resultados no llegan. Es terrible, me ha pasado muchísimo, y me he dado cuenta de que es mejor centrarse en un objetivo, dividirlo por tareas y a cada tarea asignarle un tiempo que sea el doble del tiempo que pensamos que nos va a llevar. Así si te quedas corta, vas a poder finalizarla, y si te sobra, te vas a sentir genial porque vas a ver lo productiva que eres. 

Planificar el año con antelación también te prepara para gestionar equipos de trabajo, les ayuda a saber en qué se tienen que enfocar y de qué forma organizarse. 

Me ayuda a equilibrar 

La parte personal la dejé atrás este año, me centré en el trabajo y me ha dado cuenta de que no me quedaba ni un hueco para dedicarlo a hacer otras cosas que me gustan. 

Esto es sin duda, por no haberme bien organizado. ¡No quiero que este año me pase igual! 

Este año quiero apuntar en mi agenda y en mi calendario al menos la mitad del día a dedicarlo a disfrutar, a socializar más, a hacer más deporte… lograr ese equilibrio entre mi vida laboral y mi tiempo libre es una de las razones por las que he decidido planificar el año por anticipado. 

Si se que los lunes están asignados a una determinada meta, y que ese lunes en concreto he de realizar un determinado número de tareas, al terminarlas, habré dado por concluido el trabajo del día y podré cerrar a la hora sin tener la sensación de poder hacer un poco más… me sentiré satisfecha por haber cumplido con mis dos o tres tareas que debía concluir en este día. 

Cómo planear y prepararse para lo que llega. 

Disponer de un calendario en el que poder visualizar el año completo me ayuda ser consciente de lo que está por llegar y preparar mi mente para que no le pille de sorpresa o, a lo peor, olvidarme por completo de que en ese mes tacaba una u otra cosa por hacer. 

CÓMO ME VOY A ORGANIZAR ESTE AÑO

Preparando el terreno. 

Llevo años encontrando la agenda más motivadora, el calendario más molón, y me he dado cuenta de que los mejores planners son los más sencillos y minimalistas. 

Estos son como días puros, en blanco, preparados para que una misma le ponga la luz y el color que quiera. 

Por eso, tras años de búsqueda, he llegado a la conclusión de que lo ideal es contar con un calendario grande de pared, combinado con calendarios rellenables mensuales. 

Imprimí mi calendario de pared a 80cm x 60 cm en un estudio fotográfico al lado de mi casa que tenían un plotter. 

Después imprimí los 12 meses en folios en mi impresora y los fui pegando en la pared de tres en tres. Es decir, tres filas, cuatro columnas. ¿Por qué? porque he dividido mi año en 4 etapas importantes, de 3 meses de proceso cada uno. 

Eso sí, pégalo en la pared con tu washi tape favorito, que, porque sea minimalista no quiere decir que no le demos nuestro toque personal 😉 

Yo no puedo despegarme de lo impreso, aunque lo combino con lo digital. 

Tiene que haber armonía entre los calendarios y la agenda con la herramienta de gestión que utilices como Google Calendar, Asana, Trello, etc. 

Yo empezaría por definir lo que quieres lograr a final de año, y de qué manera lo vas a conseguir determinando los pasos y los tiempos en el calendario. 

CATEGORIZA

He creado categorías a las diferentes áreas que cubro cada semana o cada mes. 

• Lanzamientos
• Post/ Podcast
• Newsletter
• Ventas
• Sorteos y promociones
• Vacaciones/ Días libres
• Contenidos Instagram
• Charlas/ Talleres
• Clientes 1 a 1
• Etc. 

Como ves, un área puede ser “newsletter”, otro “podcast”, otro “social media”, “mejoras en mi web”….. encuentra tus áreas de trabajo y asígnale un color a cada una para que coincida tanto en el calendario como en la agenda y sea fácilmente reconocible a lo largo del año. 

Para el calendario de pared puedes utilizar washi tape para tareas que llevan varios días seguidos como “vacaciones”, “lanzamientos”, “eventos”, “proyectos”

Para los que sean puntuales puedes utlizar los stickers circulares. 

PLANIFICA

Ahora ya es el momento de planificar de verdad!.

Vacaciones, días libres, formaciones y conferencias. 

Comienza por anotar los días libres y vacaciones, para asegurarte de que no vas a comprometerte a realizar alguna acción en un momento en el que no podrás. 

“Bloquea” en el calendario: 

Vacaciones, puentes, días libres, formaciones y conferencias. Utiliza tu washi tape para que se vean bien estos días. 

Lanzamientos

Ahora que se cuando estaré fuera, puedo mirar al año completo y anotar en el calendario de pared las fechas de lanzamientos (cursos, diseños, eventos, etc) con tiempo suficiente entre ambos para que haya suficiente espacio para crear y diseñar lo necesario. 

Ventas

Anota el número de ventas que quieres alcanzar. 

Promociones

Decide cuántas promociones quieres lanzar, y si quieres aprovechar momentos especiales para ello… (rebajas, black friday, navidades,,… ) 

Blog Post

Una vez que tengas todo lo anterior listo, es momento de detenerse a decidir qué contenidos publicarás en tu blog este año. Las ventas, las promos y los sorteos son puntos de referencia para decidirse por los contenidos, por lo que es importante que consideres esto antes. 

Comienza a marcar post para lanzamientos, ventas, sorteos y promociones. 

Después ya puedes ir rellenando el resto partiendo de lo que ya está fijado en el calendario. 

Newsletters

Marca los newsletter que mandaras para las promos, ventas, lanzamientos y sorteos. 

Ahora que ya tienes también listo tu plan de contenidos del blog, también marca para comunicar a tus suscriptores acerca de los nuevos contenidos del blog o del poscast. 

Mes por mes, marcaremos todas las newsletter que se mandarán a lo largo del año. 

Consideraciones finales…. 

Enfocarse en el calendario y no en las categorías ni en los contenidos. 

A través de este sistema no vamos a enfocarnos en lo que vamos a tratar en los post o en las newsletter… de forma específica. 

Más bien, nos vamos a enfocar en ubicarlo en el calendario. La planificación de contenidos se adaptarán a los lanzamientos o en los temas en los que vemos que más nos pregunta nuestra audiencia. 

El día 1 de cada mes marca en el calendario los temas básicos para tus post y tus newsletter del mes. 

DEJA UNA HABITACIÓN VACÍA. 

Como el maestro zen que enseñaba a su discípulo a no llenar la taza del todo como una alegoría a nuestra mente, así debemos dejar huecos libres para imprevistos. 

Sabemos que la vida es impredecible, los niños de repente no van a la escuela, te surge un viaje inesperado, a saber….. 

No llenes del todo el calendario para no sentir la presión de no disponer de suficiente tiempo o espacio. 

ESTÁ BIEN REALIZAR CAMBIOS. 

No temas por tener que realizar cambios o adaptaciones a lo largo del año, es normal. Habrá newsletters que no salgan, o contenidos que no llegas a publicar, no pasa nada, ten en cuenta que es un punto de apoyo, pero que para llegar a la meta hay muchas rutas, y aunque de entrada pienses que es perfecto tu plan, a medida que el año avance seguramente que tengas que ir realizando adaptaciones. 

Es totalmente normal. El orden nació del caos, y como en el surf, podemos equilibrarnos, aunque nos deslicemos por una ola inestable y turbulenta. 

Te deseo mucho ánimo, mucha fuerza. Espero que disfrutes tanto como yo, esta vez, del reto de aprovechar el tiempo y ponerlo a tu servicio. 

Como dice Raimón Samsó en su genial libro El código del dinero:

«La materia prima de la vida, es el tiempo».

Nos vemos en comentarios, si quieres, hablamos un poquito sobre cómo te estás planteando organizarte el próximo año, un abrazo!